Konferenzorganisation und Beratung

Ihr internationales Event in besten Händen:
Alles aus einer Hand

Sie kennen die Situation nur zu gut: Die Vorbereitungen für Ihre wichtige Veranstaltung laufen seit Monaten auf Hochtouren. Sie koordinieren unzählige Dienstleister, Termine und Inhalte – und jetzt braucht es noch das passende Sprachkonzept. Was Sie suchen, ist eine erfahrene Expertin, die Ihnen die sprachliche und technische Organisation komplett abnimmt.

Genau hier komme ich ins Spiel.

Als beratende Dolmetscherin konzipiere und steuere ich die gesamte sprachliche Organisation Ihres Events. Von der ersten Vorplanung über die Zusammenstellung eingespielter Dolmetschteams bis hin zur Nachbereitung verknüpfe ich alle Fäden.

Ihr Vorteil: Sie sparen wertvolle Zeit und Ressourcen, behalten den Kopf frei für Ihre Kernaufgaben und können sich auf einen rundum reibungslosen, hochprofessionellen Ablauf verlassen.

Trotz der nur wenig zur Verfügung stehenden Vorbereitungszeit hat sich Frau Władyka-Leittretter umfassend und intensiv mit der Materie und den Diskutanten befasst und zeigte großes Engagement in der Absprache, um die Veranstaltung bestmöglich vorzubereiten, damit diese zum Erfolg wurde.

Dr. Konstantin Hermann,

Ableitungsleiter Wissenschaftliche Fachdienste, Landesamt für Denkmalpflege Sachsen, Dresden

Bei mir sind Sie in besten Händen – So verläuft unser gemeinsamer Prozess:

1. Strategisches
Briefing-Gespräch

Jede erfolgreiche Zusammenarbeit beginnt mit einem ausführlichen Erstgespräch. Gemeinsam definieren wir die entscheidenden Parameter Ihrer Veranstaltung:

Der optimale Dolmetschmodus: Sollten die Teilnehmenden ihre Sprachversion in Echtzeit mittels Headset hören oder sollte auf der Bühne zeitversetzt gedolmetscht werden? Oder findet Ihr Event online statt? Abhängig von der Teilnehmerzahl, Konstellation, Raumakustik, dem Budget und Austragungsort werde ich Ihnen ein optimales Konzept vorschlagen.
Die passenden Sprachkombinationen: Ob Englisch oder Deutsch in Verbindung mit weiteren Sprachen – ich stimme die Sprachkombination im Team ab, damit Ihre internationalen Gäste entspannt zuhören können.
Teamstärke und -Zusammenstellung: Die ideale Besetzung für Ihr spezifisches Fachgebiet
Technische Infrastruktur (optional): Dolmetschkabinen, Mikrofone, Beschallung oder eine passende Plattform zum Remote-Dolmetschen

Mehrwert durch Erfahrung: Ich berate Sie vorausschauend zu bewährten Best Practices und weise Sie frühzeitig auf organisatorische Details hin, die für den Erfolg Ihres spezifischen Eventformats entscheidend sind.

2. Transparente und individuelle Angebotserstellung

Jede Veranstaltung ist einzigartig. Meine Angebote basieren auf etablierten Branchenstandards und werden exakt auf den tatsächlichen Umfang sowie die spezifischen Anforderungen Ihres Projekts zugeschnitten:

Art und Dauer des Events: Der zeitliche Rahmen und der konkrete Einsatzumfang vor Ort oder remote
Teamgröße und Sprachen: Die Anzahl der benötigten Konferenzdolmetscher:innen und Sprachkombinationen
Akribische Fachvorbereitung: Die Einarbeitung in Ihre Themen, Unterlagen und die Erstellung maßgeschneiderter Fachglossare
Nutzungsrechte und Verwertung: Etwaige Aufzeichnungen, Livestreams oder Nachnutzungen des Dolmetsch-Audio-Signals
Konferenz- und Veranstaltungstechnik (auf Wunsch): Bereitstellung von Norm-Kabinen, Mikrofonen, Empfängern und technischem Support

Maximales Budget-Vertrauen: Sie erhalten ein klares, nachvollziehbar kalkuliertes Festpreisangebot – ohne versteckte Kosten und mit voller Übersicht über alle Leistungen.

3. Umsetzung und reibungsloser Ablauf

Nach Ihrer Auftragserteilung übernehme ich das komplette Dolmetschmanagement:

Team-Matching: Zusammenstellung eines eingespielten, hochqualifizierten Dolmetscherteams
Vertrags- und Teammanagement: Komplettes Briefing und Koordination aller beteiligten Kolleginnen und Kollegen
Technikkoordination: Bereitstellung und Abstimmung der professionellen Dolmetschtechnik
Wissensmanagement: Vorbereitung und Verteilung aller Konferenzunterlagen an das Team
Zentraler Ansprechpartner: Ich stehe Ihnen vor Ort oder remote jederzeit als direkte Schnittstelle für alle sprachlichen Belange zur Seite.

Nach der Veranstaltung:

Nachbereitung und Feedback: Durchführung einer strukturierten Nachbesprechung (Debriefing)
Transparenz: Zügige und unkomplizierte Rechnungsabwicklung

Durch diesen ganzheitlichen Ansatz konzentrieren Sie sich vollkommen auf Ihre Gäste, Ihre Inhalte und den Erfolg Ihres Events.

Ihre Vorteile auf einen Blick

Qualifizierte Dolmetschteams: Perfekt abgestimmte Sprachkombinationen inklusive Relais-Dolmetschen
Rundum-Management: Zuverlässige Koordination vor Ort, hybrid oder digital
Technik-Partnering: Optimale Planung von Dolmetschkabinen und Audiosystemen
Ablauf- und Formatberatung: Vorausschauende Begleitung von Zeitplan und Raumaufteilung
Terminologische Präzision: Akribische Vorbereitung und Fachbriefings für höchste Qualität
Zentrale Schnittstelle: Eine einzige Ansprechperson für alle organisatorischen Fragen
Maximale Vertraulichkeit: Diskrete und sichere Handhabung all Ihrer Unterlagen

Ich stelle regelmäßig mehrsprachige Teams zusammen.

Auf Nachfrage stelle ich Ihnen die entsprechenden Anwendungsfälle vor.